Диаграмма Ганта – особенности использования

При визуализации управления проектами, используются инструменты, включая диаграмму Ганта. Он имеет как ряд преимуществ, так и недостатков, о которых нужно знать перед использованием. Расскажем, что представляет собой график Ганта, и как он применяется в повседневной работе.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта представляет собой инструмент визуализации. На двух осях указываются данные о том, какие проекты выполняются, и какую они имеют продолжительность.  Так у менеджеров и руководителей появляется понимание того, какие задачи уже начали выполнять, какие у них дедлайны, и насколько грамотно они реализуются.

Генри Гант считается создателем диаграммы, и придумал еще в 1910 году. Первые версии представляли собой тот вариант графика, который в дальнейшем был усовершенствован и значительно доработан. Это и позволяет теперь при внедрении в работу предприятий, добиться того, чтобы он повышал продуктивность сотрудников. Руководители проекта увидят то, как менеджеры выполняют задачи.

План проекта – это одна из вещей, которая необходима для современного бизнеса. Проекты разделяются на однодневные и многодневные, со сложной структурой. Так что планирование в ряде случае осуществляется на год и более.

Диаграмма Ганта дает представление о том, чем заняты менеджеры, и насколько грамотно команда выполняет работу. Далее расскажем о преимуществах и недостатках, которые учитываются при внедрении диаграммы Ганта в организацию.

Плюсы диаграммы

При создании диаграммы Ганта нужно учитывать время выполнения задач и полный список. Представлены специальные программы управлениями проектами, где это делается онлайн. Это выгодно подчеркивает преимущества диаграммы. Среди достоинств выделяют:

1. Улучшает производительность команды при реализации процессов. Задачи разбиваются на группы и подзадачи, что позволяет в дальнейшем реализовывать проект в соответствии с приоритетами. Также точнее выставляются и сроки выполнения проекта.
2. Точная визуализация информации. Сотрудники самостоятельно могут разобраться в использовании диаграммы. Там менеджеры видят информацию о задачах, приоритетный порядок их выполнения, а также продолжительность. Руководитель видит процент выполнения задачи, а также статус выполняемого проекта.
3. Точные сроки. Задачи имеют зависимость при выполнении, поэтому важно, чтобы сначала реализовалась более приоритетная. В диаграмме Ганта показано, сколько временной шкале занимает задача. Так учитываются выходные дни и праздники при выполнении задания.
4. Помогает управлять ресурсами. Проектные менеджеры смогут учесть, сколько сил у менеджеров. При помощи инструмента вы увидите, насколько сотрудники грамотно выполняют задачи.
5. Определение требований к проекту. Достоинство диаграммы в том, что там устанавливаются этапы выполнения проектов, стадии реализации, а также приоритетные задачи. Там показываются, как одна задача зависит от того, выполнена ли предыдущая.
6. Сложная информация становится управляемой. За счет визуализации, реализация сложных проектов становится проще. Так как в расписании отражаются данные о том, какие задачи и в какой срок должны быть выполнены. Происходит оптимизация управления проектом, и каждый член команды становится сосредоточен на том количестве задач, которые ему назначены.
7. Делегирование проектами. Сотрудники могут передавать данные о проекте, сроки выполнения, а также обновления. При помощи публичной ссылки происходит передача данных о проекте, и возможно делегирование.
8. Сосредоточение на единых задачах. Новые участники добавляются в режиме онлайн. Часть задач будет выполнять только определенная группа, информация при этом обновляется таим образом, чтобы каждый из участников был в курсе происходящего.
9. Увеличение производительности. График показывает то, как участники могут сотрудничать, чтобы быстрее выполнять задачи. Диаграмма наглядна за счет чего, сотрудники могут сосредоточиться на тех из них, которые должны выполнить первоочередно. Это улучшает и подотчетность каждого из членов группы.

Повышение мотивации членов команды. Сотрудники будут настроены на работу, а каждый из членов команды будет видеть то, как продвигается проект. Руководство сможет поощрить сотрудников, которые грамотно выполняют цели.

Недостатки диаграммы

Диаграмма Ганта считается незаменимым инструментом для менеджеров, при этом, стоит знать и о недостатках, которые возникают при работе с ней. Их нужно знать перед внедрением в производство графика.

1. Необходимость обновления данных. График разрабатывается на ранних этапах планирования, а в дальнейшем вносятся правки. Каждый пересмотр задач влечет за собой изменения и в расписании.
2. При ошибках использования не отражает данные о реализации проекта. Не все инструменты графика показывают то количество ресурсов, которые требуются для работы. Таким образом, картина на графике будет неполной.
3. Сложная настройка. Начинающие менеджеры не всегда могут отслеживать большое количество задач. При реализации продолжительных проектов, нанимаются и отдельные сотрудники, чтобы контролировать цели. Даже небольшое изменение в графике влияет на общее расписание. Нужно использовать диаграмму Ганта, чтобы не усложнять задачи.

Нужна ли диаграмма управленцам

Диаграмма Ганта используется при управлении проектами во многих организациях. Компании должны самостоятельно решить, нужно ли им использовать ее в работе. Можно использовать диаграмму Ганта онлайн, или использовать встроенные решения, которые внедряются, к примеру, как облачное или аппаратное решение. Решение о внедрении применяются исключительно руководителем, который учтет, какие преимущества это даст при работе над проектами.

Использованы материалы отсюда