Тайм-менеджмент – это технология организация времени, при котором повышается эффективность его использования. Если вы хотите везде успевать, то нужно контролировать время. Если этого не делать, то могут быть сбои в работе, задержки, просрочки при выполнении задач.
Какие способы управлением времени? Делегирование, целенаправленное выполнение первостепенных задач и строгий контроль за дедлайнами. Существуют как жесткие методы планирования, так и мягкие, когда не нужно расписывать каждую минуту. Выделите временные зоны, когда нужно выполнить задачи.
Мы расскажем о том, как можно улучшить управление временем, разберем на практике, что для этого может помочь.
Основы тайм-менеджмента
Выделяется несколько видов деятельности, которые включает в себя тайм-менеджмент:
- Постановка задач и целей.
- Распределение времени на выполнение.
- Делегирование задач, которые невозможно выполнить самостоятельно.
- Анализ потраченного времени и его фиксация.
- Расстановка приоритетов и так далее.
Тайм-менеджмент изначально касался только сферы бизнеса, но со временем стал широким понятием, которое затрагивает жизнь человека. Так что с его помощью можно управлять не только рабочим временем, но и отдыхом.
Шаг 1
Соберите все дела в одном месте. Если задачи накапливаются, Человек тратит больше времени на то, чтобы думать о них, а не выполнять. В «корзине» будут задачи, которые делятся как на рабочие, так и личные. Запишите туда все дела, а далее добавлять даже новые задачи, а не держать в голове.
Шаг 2
Нужно расставлять приоритеты. Распределите задачи на срочные и нет. Нужно следить за тем, чтобы изначально выполнялись дела, требующие немедленного вмешательства, а только в конце неважные и срочные. Это касается как сложных, так и простых задач, они должны распределяться по важности. Не забывайте и о дедлайне.
Шаг 3
Делегирование задач – один из важных принципов. Передача некоторые рабочих аспектов позволяет сосредоточиться исключительно на тех вопросах, которые можете решать. При этом, сотрудники должны получать инструкции. Далее следует проверять, выполняются ли задачи в срок. Общайтесь с сотрудниками и проверяйте работу.
Шаг 4
В предпринимательстве сложно выстроить схему, которая не будет изменяться. Стратегии нужно подстраивать и искать пути реализации. Здесь поможет CRM (о которой мы поговорим дальше), где показывается статус задачи. Карточка задачи видна руководителю и конкретному сотруднику.
Шаг 5
Повышайте личную продуктивность. Есть задачи, которые не хочется выполнять, и поэтому они откладываются до «лучших» времен. Это приводит к массовому накоплению. Чтобы избавиться от этой проблемы, каждое утро беритесь за одну из таких задач и выполняйте ее. В конечном итоге не останется подобных целей и вы будете работать над трудоемкими задачами.
Над сложными задачами работать можно по технике «помидора», когда без перерыва работаете 25 минут, затем 5-минутный отдых. После 4 таких циклов, пауза от работы на полчаса.
Как применяется тайм-менеджмент
Современное общество тратит много времени на работу, и поэтому оно становится главным ресурсом, который часто может стоить больше, чем деньги. Время нельзя вернуть или накопить, поэтому нужно контролировать его. Если человек умеет управлять своим временем, он получает:
- Больший процент достигнутых целей, в сравнении с человеком, который не применяет принципы тайм-менеджмента.
- Скорость работы.
- Успех в деятельность.
- Больше времени на отдых.
- Улучшение настроения.
- Полный контроль над жизнью.
Положительное влияние тайм-менеджмента намного больше, но главное, что он влияет на жизнь человека, делая ее лучше. Следуйте принципам, чтобы добавиться выполнения задач в короткий срок.
CRM и тайм-менеджмент
Использование программ позволит улучшить работу. CRM – это программное обеспечение, которое позволяет повышать продуктивность взаимодействия с заказчиками. Но она используется и для того, чтобы наладить работу в коллективе. Задачи выставляются в соответствии с планом, указываются сроки их выполнения.
Руководитель отслеживает, какая нагрузка на каждом из сотрудников. Руководитель увидит, насколько задействованы сотрудники. При помощи CRM вы сможете придерживаться тех принципов, о которых мы рассказывали выше.
В программе находятся карточки задач, которые выполняются по степени их важности и дедлайнов. Выполненные и просроченные задачи будут находиться в одном месте, а значит так будет улучшаться контроль деятельности.
Тайм-менеджмент становится важным в работе. Если грамотно использовать представленные принципы, то в это может привести к тому, что повысится не только скорость выполнения задач, но и у людей появится больше времени на отдых и восстановление сил. Компания, которая применяет принципы тайм-менеджмента в работе показывает лучшие результаты в сравнении с теми фирмами, где работники не контролируют время.
Материал по тайм менеджменту взят здесь
