Таск-менеджер создан, чтобы упрощать управление проектами. Он применяется как для проектной работы, так и для ведения повседневных дел. Там проставляются задачи, контролируется выполнение. В статье разбираем для чего нужны таск-менеджеры и способы работы.
Внедряются программы руководителями по мере роста числа сотрудников. Для небольшого штата не требуется сложных систем, достаточно таблицы в Excel или мессенджера. Рост компании подразумевает внедрение программы или доступа к облачным сервисам.
Таск-менеджер снижает риск человеческой ошибки. Он напоминает о дедлайнах, необходимости звонков и так далее. Менеджеры используются для решения личных задач.
При четком соблюдении сроков уважение к компании растет, таск-менеджер создан как раз для этой цели. Это должно влиять на получение прибыли.
Как используется таск-менеджер
Таск-менеджеры используются компаниями на протяжении нескольких десятков лет. Изначально это были канбан-доски для планирования. Но со временем функционал становился продвинутым.
Доступна отправка уведомлений по задачам, обсуждение вопросов и прикрепление файлов. Таск-менеджер стал рабочим инструментом, который встраивается в повседневные задачи. В Мегаплане доступ не только к отслеживанию процессов, но еще и видеоконференции.
Обращается внимание на коммуникацию сотрудников. Исполнители задают вопросы или комментируют процесс. Диалоги ведутся на одной платформе, нет необходимости задействовать посторонние мессенджеры.
Как выбрать таск-менеджер
Выбор производится по критериям:
- Работа с ОС.
- Работа с мобильным таск-менеджером.
- Стоимость программного обеспечения.
Программа подбирается с учетом тех требования, которые предъявляются в компании. Только в этом случае можно найти таск-менеджер, удовлетворяющий требованиям.
Например, выбрана Mac OS, какие еще критерии нужно учитывать:
- Использования при постановке задач;
- Уведомления для задач;
- Мобильное ПО;
- Взаимодействие со сторонними сервисами;
- Фильтрация задач;
- Хранение данных;
- Учет рабочего времени.
Список пунктов расширяется в зависимости от потребностей компании: сортировка по приоритетности, разбивка задачи на этапы и так далее. Бесплатные таск-менеджеры содержат недостаточный набор функций и не дают полного доступа к работе.
Использование таск-менеджера в команде
Полноценное использование задачи позволяет выполнять больший объем задач. Даже бесплатный менеджер позволит лучше контролировать процессы.
Если нужно большее число опций, то потребуется внедрение платного ПО. Нужно задействовать возможности сервиса для обеспечения контроля за бизнес-процессами, контролем выполнения задач.
Соблюдайте этапы при взаимодействии с таск-менеджером:
- Задачи должны быть прописаны для каждого из сотрудников. Дополнительно можно разбить проект на несколько задач для делегирования.
- Предоставьте доступ определенным сотрудникам и назначьте исполнителей. Уведомления рассылаются в автоматическом режиме.
- Укажите дедлайны и приоритеты выполнения. Сотрудники будут браться за первоочередные задачи.
- Следите за выполнением проектов.
- Настройте автоматическое формирование отчетности. Это позволит следить за качеством работы сотрудников.
Таск-менеджеры позволяют заполнять документы по шаблонам. CRM Мегаплан используется не только в качестве трекера, но с дополнительными опциями дает расширенный функционал и удобство ведения бизнес-процессов.
Таск-менеджер на русском языке с бесплатным пробным доступом и понятным интерфейсом отличается улучшенным функционалом в сравнении со стандартными менеджерами, и предоставляет доступ к нужно информации.
Вопросы и ответы
Можно адаптировать онлайн таск-менеджер?
Разработчик сам определяет возможность адаптации приложений и комбинирования модулей. В ряде случаев доступна интеграция с другим ПО с использованием API.
Написано по материалам этой статьи: «Таск менеджер — что это и как использовать»
